Clinic Manager / Medical Secretary

Company Description Tel Aviv Doctor is a leading medical clinic in the center of Tel Aviv, serving travelers, visitors, students, and expat workers who need medical care during their stay in Israel, as well as Israeli citizens seeking private health care. The clinic is staffed by English- and Hebrew-speaking physicians who provide comprehensive treatment for both acute and chronic conditions, supported by on-site laboratory and diagnostic services. Tel Aviv Doctor is a preferred provider for international insurance companies, embassies, and various organizations, and has treated thousands of patients since its founding in 2009 by Dr. Michael Cohen. Located on Basel Street near Basel Square, the clinic offers in-clinic appointments six days a week and arranges home and hotel visits in Tel Aviv, Herzliya, and surrounding areas, as well as referrals for specialist consultations and advanced imaging.

Role Description The Clinic Manager / Medical Secretary is a full-time role based in Israel, with core duties performed on-site at the clinic. This position oversees daily clinic operations, including appointment scheduling, patient registration, and coordination of in-clinic visits, home and hotel visits, and specialist referrals. The role involves managing communication with patients, insurance companies, embassies, and other partners via phone, email, and online channels, ensuring clear information flow and a high standard of service. The Clinic Manager / Medical Secretary supports the medical team by preparing patient documentation, maintaining accurate records, organizing laboratory and diagnostic tests, and handling billing and payment processes. Additional responsibilities include monitoring clinic supplies, assisting with basic budgeting and reporting tasks, and contributing to the continuous improvement of clinic procedures and patient experience.

Qualifications

• Strong customer service and patient-facing skills, with a commitment to delivering a professional, empathetic, and efficient experience.

• Excellent communication abilities, including clear written and verbal communication in English; Hebrew, fluent proficiency.

• Basic understanding of medical terminology and clinic workflows, with the ability to support physicians and manage medical documentation.

• Experience with budgeting, invoicing, or simple financial tracking in a clinic or office setting.

• Ability to train, guide, or onboard new staff on administrative procedures and clinic systems.

• Previous experience in a medical office, private clinic, or healthcare environment is an advantage.

• Strong organizational and time-management skills, with attention to detail and the ability to handle multiple tasks in a dynamic setting.

• Comfort with digital tools and practice management systems, including scheduling software, email, and online forms.

תיאור החברה תל אביב דוקטור היא מרפאה מובילה במרכז תל אביב, המשרתת מטיילים, מבקרים, סטודנטים ועובדים גולים הזקוקים לטיפול רפואי במהלך שהותם בישראל, כמו גם אזרחים ישראלים המחפשים טיפול רפואי פרטי. המרפאה מאוישת על ידי רופאים דוברי אנגלית ועברית, המספקים טיפול מקיף למצבים אקוטיים וכרוניים כאחד, נתמכים על ידי שירותי מעבדה ואבחון במקום. תל אביב דוקטור היא ספקית מועדפת על חברות ביטוח בינלאומיות, שגרירויות וארגונים שונים, וטיפלה באלפי מטופלים מאז הקמתה בשנת 2009 על ידי ד"ר מיכאל כהן. המרפאה, הממוקמת ברחוב בזל ליד כיכר בזל, מציעה תורים במרפאה שישה ימים בשבוע ומארגנת ביקורי בית ובתי מלון בתל אביב, הרצליה והסביבה, כמו גם הפניות להתייעצויות מומחים והדמיה מתקדמת.

תיאור התפקיד: מנהל המרפאה/מזכירה רפואית הוא תפקיד במשרה מלאה בישראל, כאשר תפקידי הליבה מבוצעים במקום במרפאה. תפקיד זה מפקח על פעילות המרפאה היומית, כולל קביעת תורים, רישום מטופלים ותיאום ביקורים במרפאה, ביקורי בית ובתי מלון והפניות מומחים. התפקיד כולל ניהול תקשורת עם מטופלים, חברות ביטוח, שגרירויות ושותפים אחרים באמצעות טלפון, דוא"ל וערוצים מקוונים, תוך הבטחת זרימת מידע ברורה ורמת שירות גבוהה. מנהל המרפאה/מזכירה הרפואית תומך בצוות הרפואי על ידי הכנת תיעוד מטופלים, ניהול רישומים מדויקים, ארגון בדיקות מעבדה ואבחון וטיפול בתהליכי חיוב ותשלום. תחומי אחריות נוספים כוללים ניטור אספקה ​​במרפאה, סיוע במשימות תקצוב ודיווח בסיסיות ותרומה לשיפור מתמיד של נהלי המרפאה וחוויית המטופל.

כישורים

כישורי שירות לקוחות חזקים ופנייה למטופל, עם מחויבות למתן חוויה מקצועית, אמפתית ויעילה.

יכולות תקשורת מצוינות, כולל תקשורת ברורה בכתב ובעל פה באנגלית; עברית, שליטה שוטפת.

הבנה בסיסית של טרמינולוגיה רפואית ותהליכי עבודה במרפאה, עם יכולת לתמוך ברופאים ולנהל תיעוד רפואי.

ניסיון בתקצוב, חיוב או מעקב פיננסי פשוט במרפאה או במשרד.

יכולת להכשיר, להדריך או להטמיע צוות חדש בהליכים אדמיניסטרטיביים ומערכות מרפאה.

ניסיון קודם במרפאה, מרפאה פרטית או בסביבת בריאות - יתרון.

כישורי ארגון וניהול זמן חזקים, עם תשומת לב לפרטים ויכולת להתמודד עם משימות מרובות בסביבה דינמית.

שליטה בכלים דיגיטליים ומערכות ניהול תרגול, כולל תוכנות תזמון, דוא"ל וטפסים מקוונים.